第一章 总 则

  第一条 为规范人民群众来信办理工作，恰当处理人民群众来信，根据《信访条例》规定，结合办信工作实际，制定本规则。

  第二条 本规则所称来信，是指写信人采用书信及电报、电子邮件、传真等形式向各级党政机关及其工作部门反映情况，提出建议、意见或投诉请求，依据政策法规由有关党政机关处理的活动。

  第三条 办信工作的基本原则：

  （一）属地管理、分级负责，谁主管，谁负责；突出重点，兼顾一般，急事急办，注重时效。

  （二）规范办信程序及行为，维护信访人合法权益。

  （三）畅通渠道，为写信人提供便利条件。

  第四条 办信工作应建立法律援助机构、相关社会团体和专业人员等共同参与的工作制度，运用咨询、调解、听证等方法，依法、及时处理群众来信。

  第二章 工作职责和受信范围

  第五条 省信访局履行下列办信职责：

  （一）办理应由本局处理的群众来信和有关信访事项；

  （二）综合研究办信情况，为省委、省政府及其领导同志提供群

众来信反映的有重要参考价值的信息，为领导同志科学民主决策服务；

  （三）交办、转送群众来信，重点是初次来信和涉及群体利益的联名来信；

  （四）督促检查重要来信事项的处理，协调办理有关信访事项，为信访群众解决实际困难和问题；

  （五）向地方和部门通报来信情况，特别是可能引发群体性事件的来信情况，促使可能引发群体性事件的倾向性、苗头性问题解决在基层和萌芽状态，预防和化解矛盾；

  （六）群众来信中情况紧急、时限性强的来信，应“急事急办”，采用电话、传真等方式及时通报有关地方或部门办理。

  第六条 省信访局办理下列信件：

  （一）省内外人民群众和境外人士给省委、省政府，省委常委、副省长以及省委办公厅、省政府办公厅、省信访局的来信；

  （二）党中央、国务院、国家信访局按属地管理原则转送、交办的信件，以及重要会议转送的信件；

  （三）领导同志本人或领导同志处对群众写给领导同志来信的办理另有要求的，按要求办理；

  （四）写给本局负责同志的来信，经本人拆阅后交给办信工作人员办理的，按办理群众来信的程序和原则办理。

  第七条 对下列来信事项不予受理：

  1、属于人大、法院、检察院职权范围内的；

  2、依法应通过诉讼、仲裁、行政复议等法律途径解决的；

  3、有权处理的行政机关已经受理或正在办理的。

  第八条 对下列来信事项不再受理：

  1、有权处理的行政机关已经复核结案的；

  2、来信人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的。

  第三章 工 作 程 序

  第九条 来信签收

  办信工作人员应严格按照受信范围签收、启封群众来信。对电报和特快专递，相关工作人员必须及时拆阅，有紧急事项的应及时妥善处理。启封信件时应注意保持邮票、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。

  第十条 原信登记

  办信工作人员对所有来信，都应在信访工作计算机管理系统中进行登记。登记事项为写信人的基本情况和反映的主要问题，并确定处理意见。登记应准确、扼要，详略得当。

对拟上报领导同志或交办的，反映重要情况、提出重要建议意见的来信，内容摘要应相对详细，包括建议意见的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。

  不需要办理的重复信，《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的信件，可作简略登记。

  第十一条 办信工作人员登记原信后,要按照《信访条例》第二十一条规定，区分情况，在15日内采用不同方式及时办理。

  第十二条 上报

  （一）上报是指报送领导同志。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。

  （二）办理方式分原件上送、摘要上报、综合上报：

  1、原件上送。原件上送是指将群众来信原信及附件等直接呈报领导同志。

  2、摘要上报。摘要上报是指将群众来信内容摘要后，以《来信摘要》形式并附原信一并呈报领导同志。来信摘要可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相似的群众来信的综合摘要。

  3、综合上报。综合上报是指将群众来信情况综合分析后，将综合分析材料以简报形式呈报领导同志。

  第十三条 交办

  （一）交办是指将群众来信提出的信访事项交有关地方、部门或其负责同志办理，并要求承办部门在《信访条例》规定的期限或指定期限内反馈办理结果；交办方式以“两函一书”为主。

  （二）交办信件坚持谁交办谁督办，谁办理谁反馈处理结果的原则。

  （三）属于省直工作部门处理决定的信件，应直接交办省直有权处理的行政机关。

  （四）属于下级党委、政府或其工作部门处理决定的信件，按属地管理原则向下级党委、政府及其信访工作机构或有权处理的行政机关交办。

  （五）直接交由有权处理的行政机关办理的，应将交办情况抄送下一级信访工作机构；有权处理的行政机关向交办机关反馈处理结果时，应抄送同级信访工作机构。

  (六)对来信反映的一些突发、紧急情况，需要交有关地方或部门办理的，也可采用电话、传真的方式交办;情况特别重大、紧急的，应当及时提出建议，报请本级人民政府决定后，进行交办。

  第十四条 转送

  （一）转送是指将群众来信提出的信访事项转送有关地方、部门或其负责同志办理。办理方式主要有发函转送、附转送单转送。

  （二）发函转送。

  1、以发函的方式将应该由地方或部门办理的信件，转送市（州）、县（市、区）信访工作机构、省直有关部门或地方、部门负责同志办理；

  2、发函集中转送市（州）信访工作机构办理的，转送时附相对应的来信列表，并定期向相关信访工作机构通报转送来信情况；

  3、相关信访工作机构要定期向省局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理，报市（州）领导件数、转送部门和县（市、区）件数等，以及其他认为需要说明的情况。

  4、相关信访工作机构报来办理情况后，办信处要汇总制作《转送信件办理情况统计表》，以备抽查和报告、通报情况。（发函集中转送函稿样张、来信列表样张、通报集中转送来信情况函稿样张、《转送信件办理情况统计表》样张分别参见附件1至4）

  （三）附转送单转送。

  1、对应该由省直有关部门或中省直企业、事业单位办理的信件附转送单转送；

  2、省信访局统一印制有“中共吉林省委、吉林省人民政府信访局来信专用章”的转送单。（转送单样张参见附件5）

  第十五条 检举、揭发各级党政机关及其工作人员执行政策、工作作风、违法违纪方面问题的信件，按干部管理权限转送相应纪检、监察、组织部门或其上级党政机关及其领导同志，不得将检举、揭发信件转给被检举、揭发人或单位。

  第十六条 通报来信情况

  （一）通报来信情况是指向省委、省政府有关领导同志报告、向地方党委和政府主要负责同志通报来信的有关情况。通报材料一般加送相关地方党委组织部门和市（州）信访工作机构，或抄送省委、省政府有关部门。形式是《信访情况通报》（信）。

  （二）省信访局应就以下事项定期通报来信情况:

  1、办理信件的数据统计、来信涉及领域以及被投诉较多的机关；

  2、信件转送情况、交办信件的督办情况以及各地各部门采纳改进建议情况；

  3、信件中提出的政策性建议及其被采纳情况。

  第十七条 留存

  对已经复核不再受理的来信，不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，集中存放，定期销毁。

  第十八条 督查督办

  （一）督查督办工作坚持谁交办、谁督办的原则，做到督办事项件件有着落，事事有结果;

  （二）来信受理处负责本处交办信访事项的督查督办工作;

  （三）来信受理处督查督办工作，按《吉林省信访事项督查督办工作规则》（试行）规定进行;

  （四）办信工作人员要做好反馈材料登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议退回重报；处理明显不当的，提出建议交由承办部门或单位继续办理。

  第十九条 信件回复

  （一）回复范围。

  1、《信访条例》规定的属于各级人民代表大会以及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项，依法不再受理的信访事项；（相关回复函稿样张分别参见附件6至附件12）

  2、反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，我局已报送领导同志参阅、阅批的群众来信，具备回复条件的来信；

  3、需要做好来信人的疏导教育工作的来信；

  4、来信附件有证件、手稿、现金等，在钱物退回同时，一般应予回复；

  5、其他需要回复的来信。

  （二）回复方式。给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。

  第二十条 文稿办理

  （一）办信文稿种类有《来信摘要》、简报、函、通报、专题调查报告、来信情况分析报告等。

  （二）办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短；遣词用字规范；人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位；简称要规范；结构层次序数用法符合规定。

  （三）文稿一般由经办人起草，并按审阅、审批权限逐级送审。

  第二十一条 档案管理

  （一）办信处应配合局办公室做好永久性档案的收集、整理、归档工作；做好办信长期档案的收集、整理、归档工作，定期移交局办公室保存。

  （二）列入长期保存的办信档案范围是：在原件上送、发函交办转送、编写《信访情况通报》（信）过程中形成的各种文字材料；在摘要上报、编写综合材料过程中形成的部分文字材料；立案信件办结材料；其他比较重要需要归档存查的原信及信件办理资料。

  第四章 工作纪律和保密要求

  第二十三条 办信工作人员应严格遵守省信访局各项工作纪律，在《信访条例》规定时限内及时办理来信，不得擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等。办信工作人员与信访事项或来信人有直接利害关系的，应当回避。

  第二十四条 严格遵守国家和省保密工作相关规定，不得向无关人员扩散来信内容，不准擅自将信件带出机关；领导同志有关信访工作和信访材料的批示，以及来信统计数据等，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。